Una
hoja de trabajo de contabilidad es algo que una empresa utiliza para cerrar sus libros al final de un año. La hoja de
trabajo se inicia con los saldos de todas las cuentas que una empresa tiene,
los saldos se ajustan si es necesario, y todas las cuentas temporales se
cierran. Una hoja de trabajo de contabilidad se realiza en un libro de
contabilidad de 10 columnas de forma manual en papel o en una hoja de cálculo.
Los estados financieros se derivan de la hoja de trabajo.
Al fin de cada periodo contable de la empresa debe
conocer su situación económica y financiera, y la utilidad o perdida
obtenida como resultado de sus operaciones,
dicha información consigue la empresa al realizar sus estados
financieros, que son el Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas
(llamado también Estado Resultados); pero normalmente no se toman los
datos directamente de los libros de Contabilidad, sino que previamente se
utiliza la llamada "Hoja de Trabajo", la cual es un borrador de
trabajo (informal) del cual se vale el contador para dar sobre seguro y
con análisis previos de los pasos preliminares para el cierre de los
libros y elaboración de los Estados Financieros.
Existen dos Tipos de Hoja de Trabajo que son:
Hoja de Trabajo 8 Columnas (Balance
de Comprobación, Costo de Ventas, Ganancias y Pérdidas y Balance General)
Hoja
de Trabajo 12 Columnas (Balance de Comprobación, Ajuste
y Clasificación, Balance Ajustado, Costo de Ventas, Ganancias y Pérdidas y
Balance General
PARTES
La hoja de trabajo
consta de la siguiente estructura:
· Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de
la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se
realiza.
A su vez consta de dichas columnas:
· Número de orden de las cuentas.
· Nombre de las cuentas con su código.
· Balanza de comprobación con los movimientos y
saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes.
· Las correcciones correspondientes en la columna
ajustes en cargos y abonos
· Se obtienen los saldos ajustados
IMPORTANCIA DE SUS PARTES
La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparación
de los informes financieros al cierre del período fiscal.
Los datos en las columnas Estado de Situación de la hoja de trabajo se usan para
preparar un estado de situación nuevo. Este nuevo estado de situación muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del período fiscal para el
cual se preparó este informe.
Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la
hoja de trabajo se usan para preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurrió durante el período. Cuando la
cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama
Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la
diferencia se llama Pérdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los
gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de
Ingresos.
FUNCIÓN EN LA CONTABILIDAD
La hoja de trabajo se
elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables, hacer las
correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo los ajustes
correspondientes y ordenar la información para presentar los estados
financieros, los cuales son importantes por la información que en ellos se
maneja y que logran revelar el comportamiento de una organización
PASOS PARA ELABORAR UNA HOJA DE TRABAJO
1. - Siga el siguiente link de un caso práctico:
https://www.youtube.com/watch?v=we4rAMoL5YU
2. - Vea el siguiente video teórico:
